Bán cả trên sàn và tại cửa hàng: tách doanh thu để khai thuế đúng

Nếu bạn vừa bán trên Shopee, TikTok Shop hay Lazada vừa bán tại cửa hàng, thuế được xử lý theo hai đường khác nhau. Phần đơn hàng trên sàn có chức năng thanh toán đã được sàn khấu trừ và nộp thay thuế GTGT, TNCN; phần bán tại quầy, qua Facebook, Zalo hay chuyển khoản trực tiếp thì hộ kinh doanh tự kê khai. Muốn không nộp trùng và không sót, việc quan trọng nhất là tách doanh thu theo kênh ngay trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng.

Sàn khấu trừ những gì, theo tỷ lệ nào

Nghị định 117/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7/2025 quy định sàn có chức năng thanh toán phải khấu trừ, kê khai, nộp thay cho hộ và cá nhân bán hàng. Theo bảng tỷ lệ do LuatVietnam tổng hợp từ nghị định, mức khấu trừ tính trên doanh thu từng giao dịch:

Hai chi tiết đáng nhớ: khi sàn không xác định được giao dịch thuộc nhóm nào thì áp mức cao nhất; với đơn hủy hoặc trả hàng, sàn bù trừ số thuế đã khấu trừ vào thuế của các giao dịch khác. Người bán bán hàng hóa thông thường nên mở bảng đối soát xem có giao dịch nào bị tính như dịch vụ hay không.

Phần nào bạn vẫn phải tự khai

Bài hỏi đáp về bán hàng đa kênh trên The Leader tóm gọn nguyên tắc: doanh thu bán trực tiếp tại cửa hàng nằm ngoài phạm vi nộp thay của sàn. Hộ tự kê khai và nộp thuế GTGT, TNCN theo phương pháp đã đăng ký. Nhóm tự khai thường gồm:

• Đơn bán tại quầy, thu tiền mặt hoặc quét mã QR.
• Đơn chốt qua Facebook, Instagram, Zalo, thu bằng chuyển khoản hoặc COD qua đơn vị vận chuyển.
• Đơn trên website riêng, kể cả khi dùng cổng thanh toán.
• Đơn bán sỉ cho đại lý, khách doanh nghiệp.

Tổng nghĩa vụ thuế của hộ bằng phần sàn đã nộp thay cộng với phần tự nộp. Nhưng khi xét ngưỡng doanh thu (ví dụ có vượt 1 tỷ đồng hay không), cần cộng toàn bộ các kênh, vì đó là doanh thu của cùng một hộ.

Thiết lập sổ sách hai luồng

Cách làm thủ công là mỗi tháng xuất báo cáo từ từng sàn rồi cộng tay với sổ cửa hàng. Cách này dễ sai khi số đơn tăng. Một hệ thống bán hàng đa kênh (omnichannel) giúp gom đơn về một chỗ và gắn nhãn nguồn cho từng đơn. Khi thiết lập, nên tạo ít nhất các nhãn sau:

1. SÀN-KT: đơn trên sàn có chức năng thanh toán, đã được khấu trừ.
2. TỰ-KHAI-QUẦY: bán trực tiếp tại cửa hàng.
3. TỰ-KHAI-ONLINE: mạng xã hội, website, đơn qua tin nhắn.
4. HOÀN/HỦY: tách riêng để không cộng nhầm vào doanh thu.

Với nhãn rõ ràng, báo cáo cuối tháng chỉ cần lọc. Phần tự khai lấy ra để lập tờ khai; phần sàn dùng để đối chiếu với chứng từ khấu trừ.

Đối soát hằng tháng: ba con số cần khớp

Doanh thu sàn trên phần mềm và trên bảng đối soát của sàn

Chênh lệch thường do đơn hoàn về muộn hoặc đơn giao thất bại. Ghi chú từng khoản lệch thay vì chỉnh tay cho khớp.

Thuế đã khấu trừ và chứng từ sàn cung cấp

The Leader khuyến nghị lưu giữ chứng từ khấu trừ, bảng kê hoặc biên nhận thuế do sàn cấp để giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, đối chiếu. Tải về theo tháng, đặt tên file theo tháng và tên sàn.

Tiền về tài khoản và doanh thu tự khai

So sao kê với doanh thu nhóm tự khai. Tiền sàn chuyển về cũng đi vào cùng tài khoản, nên cần trừ phần này ra trước khi so, nếu không sẽ thấy doanh thu tự khai "thiếu" một khoản lớn.

Ví dụ giả định: một tháng của shop mỹ phẩm nhỏ

Để dễ hình dung, giả sử một shop là cá nhân cư trú, chỉ bán hàng hóa, trong tháng có các khoản sau. Đây là con số minh họa để thấy cách tách, không phải số liệu thực tế của shop nào.

• Doanh thu đơn thành công trên một sàn có chức năng thanh toán: 50 triệu đồng.
• Đơn hoàn trên sàn trong tháng: 4 triệu đồng.
• Bán tại cửa hàng và qua tin nhắn: 30 triệu đồng.

Với mức khấu trừ cho hàng hóa (GTGT 1%, TNCN 0,5%), phần sàn giữ lại trên 50 triệu đồng là khoảng 500.000 đồng thuế GTGT và 250.000 đồng thuế TNCN. Khoản hoàn 4 triệu đồng được sàn bù trừ vào thuế của giao dịch khác, nên trên bảng đối soát bạn sẽ thấy số thuế thực khấu trừ thấp hơn một chút. Phần 30 triệu đồng bán tại cửa hàng không có ai khấu trừ; nó đi vào tờ khai hoặc thông báo doanh thu của hộ theo phương pháp đã đăng ký.

Khi cộng doanh thu để xét ngưỡng, shop lấy cả hai luồng, sau khi trừ đơn hoàn: khoảng 76 triệu đồng cho tháng đó. Nhân lên cả năm, chủ shop biết mình còn cách mốc 1 tỷ đồng bao xa, từ đó chuẩn bị cho nghĩa vụ hóa đơn điện tử và khai thuế theo kỳ nếu cần.

Sai lầm thường gặp nhất trong ví dụ này là cộng 50 triệu đồng doanh thu sàn vào phần tự khai rồi nộp thuế thêm lần nữa. Ngược lại, có shop bỏ quên luôn phần 30 triệu đồng vì nghĩ "sàn đã lo thuế rồi". Cả hai đều xuất phát từ việc không gắn nhãn nguồn đơn ngay từ đầu.

Tình huống hay gặp ở shop nhỏ

Khách xem trên TikTok rồi ra cửa hàng mua. Đơn này không đi qua sàn, nên thuộc nhóm tự khai dù khách biết đến shop qua sàn.

Khách đặt trên sàn rồi hủy, chuyển sang chuyển khoản trực tiếp. Đơn hủy trên sàn không phát sinh doanh thu ở đó; đơn mới là doanh thu tự khai. Nên ghi chú để tránh nghi vấn trùng.

Livestream trên mạng xã hội, chốt đơn qua tin nhắn. Không có sàn đứng giữa thanh toán, nên toàn bộ là tự khai. Công cụ chatbot chốt đơn có thể ghi nhận đơn tự động vào hệ thống thay vì ghi tay vào sổ.

Cuối năm 2026 nên làm gì

Mùa 11.11, Black Friday và 12.12 là lúc đơn sàn tăng mạnh, tỷ lệ hoàn cũng cao. Trước khi chốt sổ năm, hãy tải đủ chứng từ khấu trừ của 12 tháng, đối chiếu tổng doanh thu các kênh để biết hộ đang thuộc nhóm thông báo doanh thu hay nhóm khai thuế theo kỳ, và rà lại các đơn hoàn cuối tháng 12 vì chúng có thể được bù trừ sang tháng 1. Bài viết mang tính tổng hợp; với trường hợp phức tạp như bán cả dịch vụ lẫn hàng hóa, nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý.